Роман Карманнік
Директор Департаменту регіонального розвитку Черкаської обласної державної адміністрації

Із 85 до 40

Наслідком реорганізації підрозділів Черкаської ОДА стало створення Департаменту регіонального розвитку, який об’єднав в себе функції декількох департаментів і управлінь. Загальна кількість скоротилася із 85 до 40 осіб. Це було правильне рішення!

Разом із зменшенням у два рази чисельності, ми поставили собі за мету стати мінімум у двічі ефективнішими. Це вимагало кардинального перегляду процесів взаємодії в середині команди.

Кожен повинен розуміти куди рухаємося і яка його участь в процесі

Важливо мати сформований і обговорений всіма план дій Департаменту на рік. Для себе ми визначили такі ключові ознаки:

• це повинен бути абсолютно відкритий документ для всієї команди. Всі повинні бачити повний перелік проектів Департаменту і які команди задіяні на їх виконання (у 2017 році їх близько 70);
• цією конструкцією повинно бути зручно користуватися, як із стаціонарного комп'ютера, так і мобільних пристроїв;
• повинна бути можливість відслідковувати процес реалізації проектів, виставляти дедлайни, оперативно мати доступ до тих документів, які з'являються по ходу реалізації проекту.

Цю задачу ми вирішили за допомогою Trello (безкоштовний сервіс для управління проектами). Кожен член команди знає, що від нього очікують протягом року, місяця і робочого дня. Це додало більше розуміння спеціалістам, яку саме складову «великого» проекту вони забезпечують і хто забезпечує інші, підвищило ефективність і зекономило нам багато часу. Це стирає кордони між відділами і стимулює горизонтальну співпрацю.

Миттєвий обмін інформацією

Проблему швидкого та зручного обміну повідомленнями і інформацією, ми вирішили за допомогою програми Slack. Slack – корпоративний месенджер. Він дозволяє сформувати необхідну кількість каналів відповідно до проектів і обмінюватися в рамках цих каналів інформацією та багато іншого. Сервіс інтегрований із Trello, Google Drive, Google Docs. Таким чином всі з усіма завжди на зв’язку не дивлячись де фізично вони знаходяться.

До нашого аккаунту Slack ми підключили наших партнерів – працівників Черкаської Агенції регіонального розвитку. Комунікуємо з ними по спільних для нас напрямках роботи, що дає нам також швидкість взаємодії та синергію в роботі.

Спільна робота над документами

Великі затрати часу займає робота з документами. Зокрема, їх підготовка, виправлення помилок, візування та підписання. Часто виникає необхідність роботи із значними масивами інформації як текстової, так і цифрової, а також потреба доступу до неї великої кількості працівників Департаменту та віддалена робота. Цю проблему ми для себе вирішили, активно використовуючи Google Docs. В деяких випадках з одним документом у нас працює до 20 працівників.

Використовуючи Google Docs і Google таблиці ми суттєво підвищили ефективність роботи та, як показала практика, скоротили використання паперу більше ніж на 40 відсотків. Департамент активно використовує і інші інструменти Google: Google Keep, Google Drive, Google Analytics.

Корисно бачити всі складові ідеї до початку її втілення

Перед початком великих проектів, нових напрямків важливо зрозуміти якомога детальніше всі елементи нового проекту, побачити взаємодію між елементами, або, умовно кажучи, побачити всю картину. В цьому питанні ми активно використовуємо інструмент Mind Mup. Як правило, використовуємо для генерування, відображення, структурування та класифікації ідей, і як допоміжний засіб під час навчання, організації, розв'язання проблем, прийняття рішень.

Розвиток команди

Багато уваги в Департаменті приділяється створенню умов для саморозвитку команди.

Використовуємо різні інструменти підштовхування працівників до проходження онлайн курсів за корисними для Департаменту напрямками роботи. Зокрема, серед наших працівників отримали популярність такі платформи: Prometeus, ВУМ.

Також розвиваємо бібліотеку Департаменту, до якої входять видання із проектного менеджменту, тайм-менеджменту, тімбілдінгу, саморозвитку, мотивації та інші.

Найбільш корисні для нас книги, які вплинули на зміну підходів до роботи Департаменту:

1. Джефф Сазерленд «Scrum»;
2. Ласло Бок «Робота рулить»;
3. Кейт Феррацці «Ніколи не їжте наодинці»;
4. Патрік Ленсіоні «5 вад в роботі команди»;
5. Бас Беекман, Рубен Ньювенхауз «Місто стартапів».

Всі вищеперелічені інструменти добре взаємодоповнюють один одного та підсилюють управління проектами за допомогою «Scrum».

Появою в нашій роботі вищезазначених інструментів ми завдячуємо спілкуванням із учасниками IT-кластеру. В процесі ми відчували скепсис стосовно того, що це все не буде ефективно працювати в державних структурах, але час показав зворотне. Ми користуємося зазначеними інструментами вже близько 2 років і постійно для себе відкриваємо нові функції, так як і продовжуємо шукати нові інструменти.

Для об’єктивності варто зазначити, що це не нові інструменти і вони широко використовуються в бізнесі в усьому світі. Вважаємо, що якщо команда прагне бути ефективною то вона постійно повинна бути у пошуках кращих інструментів і бути відкритою до перетворень.

Cтаття опублікована у часописі РЕГІОНЕТ "Стратегія розвитку" №4